CheckingPlan monitoriza y registra todos los hitos en la entrega de correspondencia y paquetería realizando informes personalizados con los detalles necesarios para ser comprendidos desde el ámbito organizativo, facilitando la optimización y el estudio de tiempos de demora o extravíos.
Plataforma 100% versátil
Funcionamiento
La gestión de la correspondencia funciona de la siguiente manera:
La gestión de la correspondencia funciona de la siguiente manera:
Se sella la correspondencia con los datos de recogida y se asocia un tracking interno que asegurará los movimientos posteriores.
Una vez que central/estafeta ha recibido la solicitud de recogida, llaman al transportista para que vayan a recoger dicho paquete.
Localización
Cada reparto tiene movimientos asociados a las operaciones entre la estafeta, terminales, sitios, transportistas y destinatarios.
Monitorización en tiempo real
La integración con sistemas de geolocalización satelital GPS o sensorización indoor automatizan las tareas de registro.
Parametrización
CheckingPlan parametriza todas las variables intervinientes en cada expedición incluyendo:
Tipo de mensaje o categoría de cada envío:
Llegada / salida de la estafeta o mailroom
Entrega / recogida interna.
Llegada / salida de un punto de paquetería.
Recogida / entrega a un transportista.
Funcionalidades destacadas
Control de procesos
Gestión de correspondencia externa
CheckingPlan controla las entregas y recogidas de correspondencia que proceden de un remitente o se dirigen a un destinatario externo, de fuera del edificio, un servicio brindado por agencias de transporte de terceros.
Los movimientos asociados al reparto aseguran la trazabilidad del paquete por los distintos intermediarios. El etiquetado y la codificación de cada envío permite la correcta trazabilidad de los envíos.
Rutas de cartería y tracking
La plataforma permite diseñar las rutas de reparto y recogida, estimar frecuencias y asignar tiempos a cada ruta pudiendo establecer avisos por retrasos al centro de control por vía SMS, email, etc…
Las rutas pueden diferenciarse por tipo de servicio reparto, recogida o mixto.
La planificación considera los periodos de paso por cada punto, días de la semana, los festivos y horarios y las posibles restricciones.
Los registros de salida, llegada, visitas a los puntos de entrega y recogida están disponibles en tiempo real y posteriormente son parte del informe de jornada.
Solicitud online de recogida
La plataforma permite solicitar online el retiro de envíos, especialmente para correspondencia y paquetería, que precisa de la recogida en mano.
Historial de operaciones de transporte
Desde la ficha de Transportista podemos ver una lista completa de los servicios realizados por el mismo.
Apps de campo para la gestión de entrega
Lectura de etiquetas de correspondencia
Los datos de la correspondencia se registran con la lectura del código de barras impreso en la etiqueta. CheckingPlan lee este códigos para reconocer todas los datos relevantes.
Partes de envío
Estos partes o tickets son posteriormente enviados al administrador y al usuario correspondiente en formato PDF y subidos a un entorno web, estos partes registran:
Cartería en centros distribuidos
La plataforma permite gestionar indistintamente uno o varios edificios o centros distribuidos más allá de las distancias entre ellos.
Inteligencia de negocio
Monitorización e informes
CheckingPlan confecciona informes transparentes que pueden ser visualizados en el mismo entorno o ser enviados vía email a todos los interesados.
Cuadrante de servicios
CheckingPlan permite la trazabilidad en tiempo real de la situación de un reparto y registro de estados de los repartos. Detalle de sitios y clientes, filtros de búsqueda, código de color para estados de la tarea. Orden por día, cliente. Calendario de días festivos.
Seguimiento de envíos desde el BackOffice con informes periódicos (diario, mensual, trimestral…) automáticos o bajo demanda.
Diseñador de informes con plantillas, Cubos Olap, Grid dinámico, etc. Exportable a xls, pdf, xml, etc.
Informes 100% personalizados
La explotación de datos se genera desde el Business Intelligence ReporTec y ReporTec/WEB, incluidos en CheckingPlan, lo que permite la consulta de diferentes grids, cubos olap, dashboards y cuadros de mando.